Lekcja4  data i czas w Excel'u

Wprowadzanie dat

Excel musi rozpoznać, że to co wpisujemy do komórki jest DATĄ a nie TEKSTEM gdyż każdego z tych typów wartości dotyczą inne operacje, funkcje i sposoby formatowania.

Aby Excel prawidłowo rozpoznawał wpisywane do komórek daty - najlepiej wpisywać te daty w postaci:

rrrr-mm-dd na przykład: 1987-09-30

Inne sposoby wpisywania mogą spowodować, że Excel potraktuje datę jako tekst co uniemożliwi operowanie na tych datach i wyświetlanie ich w różnych możliwych postaciach (formatach).

UWAGA:

Po zakończeniu wpisu do komórki (i ewentualnym poszerzeniu kolumny) warto sprawdzić czy to co wpisaliśmy Excel dosunął do prawej czy do lewej strony komórki. Standardowo (jeśli nie ustawimy inaczej) Excel wyrównuje:

  • teksty do lewej strony komórki (nie zmienia ich postaci).
  • liczby i daty do prawej strony komórki (i po wpisaniu może wyświetlić w innej postaci).

 

Przechowywanie dat i czasu w Excel'a (wewnętrzna reprezentacja)

Data i czas są traktowane w Excel'u jako rodzaj wartości liczbowych a mianowicie:

  • wewnątrz Excel'a każda data przechowywana jest jako liczba dób od początku XX wieku czyli od dn. 1900.01.01.
  • zapis czasu (godzin, minut, sekund) jest w Excel'u przechowywany jako ułamek doby

Każda liczba reprezentująca datę i ewentualnie czas jest nazywana w dokumentacji Excel'a "numerem kolejnym"

 

Formaty dat i czasu

Prawidłowo wpisaną datę można wyświetlać na bardzo wiele sposobów wybierając odpowiedni format standardowy dla dat z menu: Format - komórki - Liczby - Data lub wybierając Format - komórki - Liczby - Niestandardowe i wpisując w wąskim okienku pod słowem "Typ" swój własny szablon formatu zgodnie z podanymi niżej wskazówkami:

Aby wyświetlić: Użyj formatu:
Miesiące jako 1-12 m
Miesiące jako 01-12 mm
Miesiące jako Sty-Gru mmm
Miesiące jako Styczeń-Grudzień mmmm
Miesiące jako pierwszą literę miesiąca mmmmm
Dni jako 1-31 d
Dni jako 01-31 dd
Dni jako Nie-Sob ddd
Dni jako Niedziela-Sobota dddd
Lata jako 00-99 rr
Lata jako 1900-9999 rrrr

Przykłady:
Znamy daty urodzenia pewnych osób (swoje, rodziny) i chcemy się przekonać jakie to były dni tygodnia.
Wystarczy w tym celu wpisać odpowiednią datę a po zakończeniu jej wpisywania ustawić format niestandardowy uwzględniający nazwę dnia tygodnia na przykład: rrrr-mmm-dd-dddd

 

Aby wyświetlić godziny, minuty i sekundy można użyć opisanych niżej formatów niestandardowych:

Aby wyświetlić: Użyj formatu:
Godziny jako 0-23 g
Godziny jako 00-23 gg
Minuty jako 0-59 m
Minuty jako 00-59 mm
Sekundy jako 0-59 s
Sekundy jako 00-59 ss
Godziny jako 4 AM g AM/PM
Czas jako 4:36 pm g:mm am/pm
Czas jako 4:36:03 p g:mm:ss a/p
Upływający czas w godzinach; na przykład, 25.02 [g]:mm
Upływający czas w minutach; na przykład, 63:46 [mm]:ss
Upływający czas w sekundach [ss]
Ułamki sekund g:mm:ss.00

Obliczanie ile czasu minęło między dwoma datami:

data.różnica(adres komórki z datą wcześniejszą; adres komórki z datą późniejszą;"y") - ile minęło lat
data.różnica(adres komórki z datą wcześniejszą; adres komórki z datą późniejszą;"m") - ile minęło miesięcy
data.różnica(adres komórki z datą wcześniejszą; adres komórki z datą późniejszą;"d") - ile minęło dni

"AM”, ”am”, “A” lub “a” wskazuje czas 12-to godzinny od północy do południa.

“PM”, “pm”, “P”, “p” wskazuje czas 12-to godzinny od południa do północy.

W innym przypadku godziny są oparte na zegarze dwudziestoczterogodzinnym.

Kod “m” lub “mm” musi pojawić się zaraz za kodem formatu “g” lub “gg” lub zaraz przed kodem “ss” albo program Ms Excel wyświetli miesiąc zamiast minut.

Generowanie ciągów dat

patrz: Generowanie ciągów - Serie danych

Dzień tygodnia i miesiąca

Excel będzie wyświetlał  nazwę aktualnego dnia tygodnia, jeżeli do komórki wpiszemy formułę:

=DZIEŃ.TYG(DZIŚ();1)
komórka musi być sformatowana jako "dddd" lub "ddd" - wersja krótka

lub

=TEKST(DZIŚ();"dddd")

albo

=WYBIERZ(DZIEŃ.TYG(DZIŚ();2);"poniedziałek";"wtorek";"środa";"czwartek";"piątek";"sobota";"niedziela")

 

pierwszy dzień bieżącego miesiąca    =DATA(ROK(DZIŚ());MIESIĄC(DZIŚ());1)
ostatni dzień bieżącego miesiąca        =DATA(ROK(DZIŚ());MIESIĄC(DZIŚ())+1;1)-1

pierwszy poniedziałek miesiąca dla daty z komórki A2
=DATA(ROK(A2);MIESIĄC(A2);WYBIERZ(DZIEŃ.TYG(DATA(ROK(A2);MIESIĄC(A2);1));2;1;7;6;5;4;3))

Strona w wersji angielskiej:

Tutaj

UWAGA KŁOPOT:
Czasem może się zdarzyć, że wpisujemy do komórek liczby a po wpisaniu pojawiają się jakieś idiotyczne daty.
Tak będzie jeśli przed wpisaniem liczby pusta komórka ma już ustawiony format daty lub jeśli poprzednio była tam wpisana data. Wystarczy wtedy zaznaczyć komórki do których będą wpisywane liczby i ustawić (przed lub po wpisaniu) odpowiedni format liczbowy.

 

Ćwiczenia:
  1. Wpisz dzisiejszą datę a potem przeformatuj ją na liczbę. Co się stało i dlaczego
  2. Wpisz do pustych komórek liczby: 5,5 oraz 40,3 a po zakończeniu wpisywania przeformatuj te liczby na daty (z menu: Format - komórki - Liczby - Data) wybierając format z datą i godziną (n.p.:03-04-97 13:30) wyjaśnij (zgodnie z powyższymi objaśnieniami) co się stało i dlaczego?
  3. Sprawdź:
    1. ile dób upłynęło od początku XX wieku do dnia wybuchu II Wojny Światowej (wpisz i przeformatuj datę na liczbę)
    2. ile dni (dób) żyje osoba której datę urodzenia znasz (od daty dzisiejszej odejmij datę jej urodzenia i wynik przeformatuj na liczbę)

Ćwiczenie zaliczeniowe:                                                                                   Przykładowy kalendarz zrobiony w Excelu